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Aktenlagerung – Was Sie beachten sollten

Akten einlagern – davon hat wohl jeder schon einmal gehört, ob Unternehmer oder nicht. Aber im Gegensatz zu dem, was Unwissende vielleicht glauben, geht es bei der Aktenlagerung nicht darum, mehr oder minder unnötig Lagerkapazitäten mit Papierbergen zu verstopfen. Tatsächlich sind Unternehmen und deren Geschäftsführer gesetzlich zu einem gut organisierten Aktenmanagement verpflichtet. Sie müssen bestimmte Papiere für einen gewissen Zeitraum in einem Archiv aufbewahren – und dies zum Teil sogar ziemlich lange. Dieser Artikel möchte Ihnen Informationen an die Hand geben, welche Arten von Papieren eingelagert werden müssen und wie lange eine solche Lagerung zu bestehen hat. Wir schauen uns Aufbewahrungsbehältnisse und Lager-Spezifika näher an und geben Ihnen abschließend noch ein paar Hinweise zum Thema Aktenvernichtung.

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Aktenlagerung – Gesetze aus den einzelnen Bereichen

Akteneinlagerung: Rechtslage unklar? Wir listen die relvanten Paragraphen für Sie auf.

Es gibt mehr als ein Gesetz, welches die Einlagerung von Akten regelt und in jedem Fall beachtet werden muss. Im Einzelnen sind diese Fragen durch das Datenschutzrecht, das Handelsrecht, das Sozialrecht und das Steuerrecht geregelt. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Übersicht über die Paragraphen der einzelnen Rechtsbereiche, welche die Akteneinlagerung betreffen. Mit einem Klick auf den jeweiligen Paragraphen gelangen Sie direkt zum Gesetzestext.

Datenschutzrecht

Das Datenschutzrecht ist im BdSG verankert. Konkret sind für die Aktenarchivierung folgende Paragraphen von Interesse:

§1: Zweck und Anwendungsbereich des Gesetzes

→ Erläutert den Zweck des Gesetzes (Schutz des Persönlichkeitsrechtes bei der Verwendung personenbezogener Daten)

§5: Datengeheimnis

→ Verbietet Personen, die mit Datenverarbeitung beschäftigt sind, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder in irgendeiner Art und Weise zu nutzen.

§9: Technische und organisatorische Maßnahmen

→ Spezifiziert, dass öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die direkt oder im Auftrag anderer personenbezogene Daten verarbeiten, alle erforderlichen Schutzmaßnahmen zu treffen haben, um diese Daten vor Missbrauch zu schützen.

§ 11: Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Auftrag

→ Spezifiziert, unter welchen Voraussetzungen die Speicherung, Nutzung und Veränderung personenbezogener Daten zulässig ist.

Diese Auflagen zum Datenschutz sollten auf jeden Fall beachtet und beherzigt werden.

Handelsrecht

Das Handelsrecht ist im Handelsgesetzbuch geregelt und ist vor allem für Geschäftsleute und Kaufmänner/-frauen von großer Wichtigkeit. Hier ist spezifiziert, welche Unterlagen eine Archivierung erfahren müssen – und für wie lange dies geschehen muss (denn wie bereits erwähnt, spielt Zeit bei der Aktenarchivierung eine wichtige Rolle). Daher finden Sie im folgenden Absatz auch wieder alle relevanten Paragraphen aufgelistet; die wichtigsten Informationen erhalten Sie jedoch bereits hier im Artikel.

§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen: Aufbewahrungsfristen

Gemäß diesem Paragraphen sind Unternehmen und Kaufleute dazu verpflichtet, folgende Unterlagen und Akten 10 Jahre lang aufzubewahren:

  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Konzernabschlüsse
  • Konzernlageberichte
  • Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

Darüber hinaus müssen die folgenden Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahrt werden:

  • Empfangene Handelsbriefe
  • Kopien gesendeter Handelsbriefe
  • Belege für Buchungen in den Büchern, die gemäß §238 zu führen sind.

§ 157 Erlöschen der Firma; Aufbewahrung der Geschäftspapiere

→ Regelt den Verbleib der Geschäftspapiere nach der Schließung/ Auflösung einer Firma.

Dies ist auch noch einmal spezifisch für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) in einem eigenen Gesetz festgelegt:

§74 GmbH-Gesetz: Schluss der Liquidation

Und schlussendlich gibt es noch einen relevanten Paragraphen im Aktiengesetz:

§ 273 Aktiengesetz: Schluss der Abwicklung

Auch hier ist festgelegt, dass die Bücher und Schriften einer Aktiengesellschaft nach deren Auflösung noch 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Sozialrecht

Angaben zum Sozialrecht finden sich im Sozialgesetzbuch (SGB). Hier sind vier Paragraphen für  diejenigen von Belang, die unter Umständen Akten einlagern müssen. Diese Regelungen sind vor allem für Arbeitgeber von Bedeutung.  Konkret beziehen sich die Gesetze auf den Fall der Insolvenz, Beitragsabrechnungen und -zahlungen sowie die so genannte Auskunftspflicht des Arbeitgebers.

§ 314 SGB III: Insolvenzgeldbescheinigung

→Für den Fall, dass Insolvenzgeld an einen Arbeitnehmer gezahlt werden soll, muss der Insolvenzverwalter auf Verlangen vorausgegangene Arbeitsentgeltsbescheinigungen und andere Leistungen nachweisen können.

§ 28f SGB IV: Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung

Im letzten relevanten Gesetzestext des Sozialgesetzbuches geht es um die Auskunftspflicht des Arbeitgebers. Diese bezieht sich auf Art und Dauer der Beschäftigung, gezahlte Löhne, Dauer der Beschäftigung und sonstiger Daten, die der Arbeitgeber Leistungsträgern oder Einzugsstellen nachzuweisen hat. Dazu kann es durchaus erforderlich sein, dass Geschäftsbücher, Listen und sonstige Unterlagen, in denen derlei Daten dokumentiert sind, zur Einsicht vorgelegt werden müssen und deswegen eine gewisse Zeit lang aufzubewahren sind.

→ §98 SGB X: Auskunftspflicht des Arbeitgebers

Steuerrecht

In dem relevanten Paragraphen der Abgabenordnung, die unter das Steuerrecht fällt, ist noch einmal spezifisch geregelt, welche Arten von Unterlagen wie lange und in welcher Form aufzubewahren sind. Die Fristen belaufen sich dabei in den meisten Fällen auf zehn, in einigen wenigen Fällen (zum Beispiel Geschäfts- und Handelsbriefe, Aktenvermerke und Kalkulationsunterlagen) auf sechs Jahre.

§ 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

 

Akteneinlagerung in verschiedenen Behältnissen

Selbstverständlich lässt sich fast jede Art von Lager rein theoretisch für die Akteneinlagerung verwenden. Wie Sie jedoch bereits aus der Lektüre dieses Artikels ersehen haben, ist es von fundamentaler Bedeutung, dass die Akten nicht nur einfach irgendwo „gebunkert“ werden. Sicherheit muss hier oberste Priorität haben, sprich: Das Aktenlager sollte so gewählt und ausgestattet werden, dass Ihnen durch Umwelteinflüsse und Unfälle möglichst wenig Gefahr droht. Deshalb sollten Lagerräume stets gut isoliert, klimatisiert, mit Sprinkler- und Alarmanlagen ausgestattet und im Optimalfall auch durch Sicherheitspersonal überwacht werden. Dies ist natürlich auch mit gewissen Kosten verbunden; allerdings sollten diese als „notwendiges Übel“ angesehen werden.

Wer seine Akten zusätzlich schützen möchte, kann auf diverse Sicherheitsbehälter für Akten zurückgreifen. Diese werden oft von Aktenvernichtungsfirmen eingesetzt, um zur Vernichtung vorgesehene Akten geschützt abtransportieren zu können. Jedoch eignen sich die Behälter natürlich auch für eine vorherige Akteneinlagerung. Die Behälter, die gleichzeitig Raum in angemieteten Lagerräumen finden können, haben in etwa Größenvolumen zwischen 75 und 660 Litern und bieten zwischen 10 und 80 Aktenordnern Platz. Es handelt sich dabei für gewöhnlich um Rollcontainer, die den Abtransport alter Akten enorm erleichtern.

Als Faustregel für die Aufbewahrung gilt übrigens:  Ein Aktenordner ist acht Zentimeter breit. So können Sie auch selbstständig kalkulieren, wie viel Meter an Regalböden Ihre Lagerkapazitäten bieten – und wie viel Platz Ihre Akten tatsächlich benötigen.

 

Akten vernichten

Akten vernichten

Aktenvernichtung am Ende der Aufbewahrungsfrist

Wenn die gesetzliche Frist für die Lagerung der Aktenstücke offiziell verstrichen ist, sollte die Aktenvernichtung schnell organisiert werden, zumal dann, wenn es sich um Akten eines noch laufenden und großen Unternehmens handelt. Schließlich kommen quasi täglich neue Akten hinzu, die ihrerseits sechs beziehungsweise sogar zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Aufgrund des enormen Arbeitsaufkommens ist es nicht weiter verwunderlich, dass sich zahlreiche Firmen auf das Geschäft der Aktenvernichtung spezialisiert haben. Sie bewältigen im großen Stil das, was im kleinsten Stil noch von elektromagnetischen Schreddern, wie sie in Büros zum Einsatz kommen, bewerkstelligt werden kann. Kunden, die einen derartigen Service nutzen, können damit die Logistik in fachmännische Hände abgeben, sparen Zeit und haben am Ende der Aktion nur noch die Dokumente in ihrem Aktenlager, die gemäß der Aufbewahrungsfristen noch weiter lagern müssen.

Informationen und Adressen von Unternehmen zur Aktenvernichtung bieten beispielsweise die Gelben Seiten. Aber auch online sind natürlich viele Unternehmen zu finden, die Aktenvernichtung anbieten. Das Portal online-aktenvernichtung.de bietet Interessenten die Möglichkeit, durch simple Eingabe ihrer Postleitzahl schnell einen passenden Anbieter zu finden. Dort kann sich der Kunde auch gratis eine Vorab-Kalkulation über die Kosten für die gewünschte Dienstleistung holen.

Bildquellen:
Aktenregal © ISO K° – photography – Fotolia.com
Papier © Aguaviva – Fotolia.com

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Eine Reaktion zu “Aktenlagerung – Was Sie beachten sollten”

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